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Auch Daten in Papierform müssen entsorgt werden!

05.05.2020

Beschäftigt man sich mit dem Datenschutz im eigenen Unternehmen, tauchen zunächst die meisten Fragen im Kontext mit der Erhebung und Speicherung von Daten auf. Zumeist wird einem erst deutlich später bewusst, dass auch bei der Vernichtung von Daten das Datenschutzrecht eine Rolle spielt und unbedingt beachtet werden muss.

Printmedien

Im Zeitalter der Digitalisierung darf man dennoch den Blick für “das Papier“ nicht verlieren. Noch immer sind wir auch von diesem umgeben. Die meisten Betriebe verfassen Angebote, Rechnungen und Mahnung schriftlich und führen noch sogenannte Handakten. Diese, aber auch kurze schriftliche Notizen und Aktenvermerke, müssen unter Umständen datenschutzkonform vernichtet werden.

DIN 66399

Die DIN 66399 „Büro- und Datentechnik – Vernichtung von Datenträgern“ definiert Standards für die Datenvernichtung der verschiedensten Datenträger (Papier, Festplatten, DVD, USB-Sticks u.v.m.). Danach sind Daten in 3 Schutzklassen und in 7 Sicherheitsstufen einzuteilen. Die Klassifizierung bestimmt für Papierdokumente zum Beispiel die Partikelgröße bei der Vernichtung.

Legen Sie Standards in Ihrem Unternehmen fest

Nach welcher Sicherheitsstufe die Dokumente vernichtet werden sollten, muss ein Unternehmen selbst beurteilen und festlegen. Sie kennen den Inhalt der Dokumente und die Sensibilität der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.

Datentonne

Sämtliche Papierdokumente in Ihrem Unternehmen, die zur Vernichtung anstehen und personenbezogene Daten enthalten, sollten unbedingt in einer geeigneten Datentonne verwahrt werden, bis die Vernichtung durchgeführt wird.

Ein zertifiziertes Unternehmen auswählen

Soweit Sie festgelegt haben, nach welcher Sicherheitsstufe Ihre Dokumente vernichtet werden sollen, beauftragen Sie ein Unternehmen zur Durchführung der Vernichtung. In den meisten Fällen stellt das Unternehmen auch eine entsprechende Datentonne zur Verfügung.

Zertifizierte Vernichtung

Besonders wichtig ist, darauf zu achten, dass das Unternehmen entsprechend zertifiziert ist und die erfolgte Vernichtung in der gewählten Sicherheitsstufe bestätigt. Nur so können Sie sich auch Dritten gegenüber mit einer ordnungsgemäßen und datenschutzkonformen Vernichtung rechtfertigen.

Weiterführende Links

https://din66399.de/

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