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Längere Abwesenheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters (m/w/d): Was passiert mit seinen Emails?

22.09.2020

Wenn ein Mitarbeiter seinen wohlverdienten Jahresurlaub antritt, unvorhersehbar für eine längere Zeit arbeitsunfähig ist oder aus dem Betrieb ausscheidet, sollte eine Regelung dazu bestehen, wie mit seinem E-Mail Account umzugehen ist.

Risiko

Wenn ein Mitarbeiter für bestimmte Zeit nicht im Unternehmen ist, besteht die Gefahr, dass Informationen, die für den Betrieb wesentlich und wichtig sind, zu spät bearbeitet werden oder gar verloren gehen. Dieses Risiko kann durch geeignete Regelungen verhindert werden.

Problem

Es besteht ein grundlegendes Problem: Nicht immer hat der Arbeitgeber das Recht, auf die E-Mails seines (ehemaligen) Mitarbeiters zuzugreifen. Maßgeblich hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG bzw. maßgebliche Vorschriften der Landesdatenschutzgesetze. Danach dürfen personenbezogene Daten einer oder eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies unter anderem für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Nun ist zur Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses natürlich erforderlich, dass der Arbeitgeber Kenntnis von Geschäfts-E-Mails erlangt während der Abwesenheit eines Mitarbeiters. Ist die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts erlaubt, hat der Arbeitgeber hier aber keine Handhabe. Er darf unter keinen Umständen das E-Mail-Postfach seines Mitarbeiters einsehen.
Dieses Problem wird in vielen Unternehmen dadurch umgangen, dass bspw. mit einer Arbeitsanweisung oder Betriebsvereinbarung die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts untersagt wird. Doch selbst dann kann nicht ausgeschlossen werden, dass Betriebsfremde diese betriebliche Weisung nicht kennen und trotzdem private E-Mails an den Mitarbeiter senden. Und hier fängt die datenschutzrechtliche Problematik an. Wie geht man damit um?

Ausscheiden

Soweit der Arbeitnehmer planmäßig aus dem Betrieb ausscheidet, ist das Problem relativ einfach in den Griff zu bekommen. Der ausscheidende Mitarbeiter leitet dienstliche Nachrichten an seinen Nachfolger bzw. seine Vertretung weiter und löscht private E-Mails aus seinem betrieblichen Account. Selbstverständlich kann er die privaten E-Mails zuvor an eine private E-Mails Adresse weiterleiten, um diese nicht zu verlieren.

Längere Abwesenheit

Schwieriger wird es, wenn der Mitarbeiter kurzfristig über eine längere Zeit abwesend ist und dieser Umstand überraschend eintritt, sodass keine entsprechenden Vorkehrungen getroffen werden konnten. Damit sich der Arbeitgeber keines datenschutzrechtlichen Verstoßes schuldig macht, indem er in private E-Mails Einsicht nimmt, empfiehlt es sich, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die zur Wahrung der Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person Einsicht in das E-Mail Postfach des Mitarbeiters nehmen darf. Hierbei genügt eine Vertreterregelung, soweit die vertretungsberechtigte Person vom Mitarbeiter selbst benannt wird. Der Vertreter kann dann im Falle einer längeren Abwesenheit das E-Mail-Postfach sichten, dienstliche E-Mails weiterleiten und private E-Mails ungelesen in einen eigenen Ordner verschieben, sodass der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr über diese verfügen kann.
Sollte aus der längeren Abwesenheit eine endgültige Abwesenheit entstehen, sind private E-Mails von dem Vertreter ungelesen zu löschen.
Wer hier auf Nummer sicher gehen möchte, kann die Sichtung der E-Mails des abwesenden Mitarbeiters auch nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ vornehmen, also beispielsweise der Geschäftsführer zusammen mit der Vertretungsperson. Außerdem empfiehlt es sich, jeden Zugriff auf den E-Mail-Account zu protokollieren und zu dokumentieren, ob E-Mails mit privatem Inhalt verschoben wurden.

Löschen der E-Mail-Adresse

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ist dessen E-Mail-Adresse unverzüglich zu löschen. Damit wird dem Grundsatz der DSGVO Rechnung getragen, Daten nur so lange zu verarbeiten, wie sie zur Erfüllung des Zwecks notwendig sind. So auch die Empfehlung des Landesbeauftragten für Datenschutz des Landes Bremen (https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/orientierungshilfen_und_handlungshilfen/e_mail_weiterleitung_bei_laengerer_abwesenheit_oder_ausscheiden_aus_dem_betrieb-15413). Idealerweise erhält der Absender der E-Mail an die gelöschte E-Mail-Adresse eine entsprechende Meldung über die nicht mehr existierende E-Mail-Adresse und wird auf einen anderen Ansprechpartner hingewiesen.

Urlaub

Wenn Mitarbeiter im Urlaub sind, empfiehlt es sich, eine einfache Abwesenheitsnotiz einzurichten. In dieser sollte darauf hingewiesen werden, dass die E-Mails im Zeitraum der Abwesenheit nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden. Zusätzlich können für dringende Fälle die Kontaktdaten eines Vertreters benannt werden (https://www.lfd.niedersachsen.de/themen/wirtschaft/arbeitnehmer/internet_email/internet-und-e-mail-am-arbeitsplatz-146073.html). Dann kann der Absender selbst entscheiden, ob er sich an die Urlaubsvertretung wenden möchte oder ob sein Anliegen noch Zeit hat, bis der Ansprechpartner wieder zurück ist. Von einer automatischen Weiterleitung von E-Mails während der Abwesenheit ist generell abzuraten, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass Unbefugte Kenntnis von privaten oder vertraulichen Nachrichten erhalten.

Sammelaccount

Eine andere Möglichkeit, wie man dieses Problem umschiffen kann, wäre generell auf personalisierte E-Mail-Accounts zu verzichten. Man könnte darüber nachdenken, lediglich Accounts für eine Abteilung oder ein Büro zu machen, z. B. einkauf@firma-xy.de oder vertrieb@firma-xy.de. Auf einen solchen Zugang hätte dann eine definierte Anzahl von Mitarbeitern Zugriff, die für die entsprechende Korrespondenz verantwortlich sind.

Fazit

Auch in diesem datenschutzrechtlichen „Problemfeld“ ist wieder gut zu sehen: Datenschutz muss keine Bremse in einem Unternehmen sein. Viel mehr kann er anspornen, Prozesse auf- und umzusetzen, die im Arbeitsalltag gelebt werden können und viele Diskussionen im Bedarfsfall ersparen.

Weiterführende Links

https://www.lfd.niedersachsen.de/themen/wirtschaft/arbeitnehmer/internet_email/internet-und-e-mail-am-arbeitsplatz-146073.html https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/orientierungshilfen_und_handlungshilfen/e_mail_weiterleitung_bei_laengerer_abwesenheit_oder_ausscheiden_aus_dem_betrieb-15413

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