< zurück zum Blog

Weihnachtsgrüße per E-Mail versenden: Datenschutz beachten

08.12.2020

Der Advent hat längst begonnen und somit sind die Tage bis Weihnachten gezählt. Für viele Unternehmen ein Anlass, ihren Kunden einen freundlichen Weihnachtsgruß per E-Mail zuzusenden. Damit der Gruß bei allen Beteiligten auch die erhoffte Freude auslöst, klären wir Sie in diesem Artikel auf, was Sie aus Sicht des Datenschutzes bei der Versendung von Weihnachtsgrüßen per E-Mail beachten sollten.

Rechtsgrundlage für die Versendung der Weihnachtsgrüße erforderlich und Grundsatz der Zweckbindung beachten

Wenn Sie einen Weihnachtsgruß per E-Mail versenden, verarbeitet Ihr Unternehmen personenbezogene Daten des Empfängers (m/w/d) in Form seiner E-Mail-Adresse und ggf. seines Namens und Vornamens. Für diese „Verarbeitung“ benötigen Sie eine rechtliche Grundlage. Zudem müssen Sie den Grundsatz der Zweckbindung bei Datenverarbeitung beachten. Hier ist also zunächst zu prüfen, zu welchem Zweck die Daten ursprünglich beim Betroffenen erhoben wurden und ob dieser über diese Zwecke transparent informiert wurde. Meist erheben Unternehmen die E-Mail-Adresse eines Kunden, um ihm Unterlagen wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zuzusenden. Die rechtliche Grundlage ergibt sich dabei aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, der Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Kunden und dem Unternehmen. Die Zusendung eines Weihnachtsgrußes stellt nun jedoch einen anderen Zweck als die Vertragserfüllung dar. Hierfür ist folglich nach einer anderen tauglichen rechtlichen Grundlage zu suchen. Hierzu kommt die Einwilligung der betroffenen E-Mail-Empfänger in Betracht.

Einholung einer vorherigen transparenten Einwilligung des Betroffenen

Wenn Sie datenschutzrechtlich sicher vorgehen wollen, sollten Sie vor Zusendung der weihnachtlichen Grüße eine Einwilligung von den geplanten Empfängern einholen. Allerdings werden Sie dann mit der Frage konfrontiert sein, wie Sie diese Einwilligung in der Praxis datenschutzkonform einholen können. Denn bereits die Zusendung der E-Mail, in der Sie die Einwilligung des Betroffenen erfragen, stellt streng genommen bereits eine dem ursprünglichen Zweck abtrünnige Datenverarbeitung dar. Falls Sie dennoch so vorgehen wollen, sollte diese E-Mail, außer Ihrem Firmenlogo und der Einwilligung an sich, keine weiteren Angaben enthalten, die „Werbung“ darstellen könnten. Um dieses Problem zu umgehen, sollten Sie bei künftigen Neukunden im Rahmen des Erstkontaktes bereits diese Einwilligung einholen. Denkbar wäre es, dem Neukunden eine Einwilligung in die Zusendung Ihres Newsletters vorzulegen. Die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO muss den Zweck präzise beschreiben und auf die Widerrufbarkeit der Einwilligung hinweisen. Nachdem die Betroffenen eingewilligt haben, können Sie die Weihnachtsgrüße bedenkenlos versenden.

Datenschutzbelehrung aushändigen und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Zusätzlich zur Einholung einer wirksamen Einwilligung müssen Sie den Betroffenen über die Zwecke und die Rechtsgrundlage transparent informieren. Daher sollten Sie auch eine Datenschutzbelehrung in der E-Mail verlinken, die den Weihnachtsgruß enthält. Falls Sie zum ursprünglichen Zeitpunkt der Datenerhebung bereits darüber belehrt haben, dass Sie nach erteilter Einwilligung Werbe-E-Mails versenden, können Sie nun davon absehen. Außerdem sollten Sie zusätzlich zur Datenschutzbelehrung einen Button in die E-Mail einbauen, mit dem sich die erteilte Einwilligung einfach widerrufen lässt. Sie sollten zudem nicht vergessen diesen Verarbeitungsvorgang „Weihnachtsgruß per E-Mail“ in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen.

Weihnachtsgrüße per Post auch ohne Einwilligung möglich

Falls es für Ihr Unternehmen in Frage kommt, die Weihnachtsgrüße anstatt per E-Mail auf dem Postweg zu versenden, können Sie dies aus Sicht des Datenschutzes ohne Einwilligung tun. Hier können Sie sich auf die Rechtsgrundlage Ihrer überwiegenden berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO stützen. Vorher sollten Sie eine ausführliche Abwägung der Interessen Ihres Unternehmens und des Betroffenen vornehmen und diese Abwägung dokumentieren.

Zum Aktivieren der eingebetteten Karte bitte auf den Link klicken. Durch das Aktivieren werden Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Weitere Informationen können unserer Datenschutzerklärung entnommen werden

Inhalt anzeigen

Ihr direkter Kontakt zu uns

SiDIT GmbH
Langgasse 20
97261 Güntersleben

Bürozeiten:
Montag bis Freitag von 8-16 Uhr.