Die Darstellung eines Unternehmens nach außen ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmarketings. Hiermit kann man nicht nur ein Unternehmen nach außen präsentieren, sondern auch neue Aufträge, Kunden und Mitarbeiter akquirieren. Hierfür nutzen Unternehmen die Unternehmenswebseite, Presseartikel und in Zeiten von Social Media: Facebook, Instagram, LinkedIn und Co. Daneben veröffentlichen viele Unternehmen auch Mitarbeiterzeitungen oder betreiben ein Intranet, um ihr Unternehmen vorzustellen und intern aktuelle Neuigkeiten und Projekte für die Mitarbeiter bereitzustellen. Dabei kommt es nicht selten vor, dass auch Abbildungen von Mitarbeitern verwendet werden.
Dies soll dafür sorgen, dem Unternehmen einen persönlichen und nahbaren Zug zu verleihen. Hierdurch können die Personen, die für das Unternehmen arbeiten und damit dem Kunden gegenübertreten, vorgestellt werden. Oft vergisst man, dass man hier auch aus datenschutzrechtlicher Sicht einiges beachten muss.
Berechtigtes Interesse oder Einwilligung als Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Bei Fotos oder Videoaufnahmen handelt es sich um personenbezogene Daten. Wie auch bei anderen personenbezogenen Daten dürfen diese nur verarbeitet werden, soweit eine Rechtsgrundlage hierfür gegeben ist. Bei der Veröffentlichung von Videoaufnahemen oder Abbildungen von Mitarbeitern käme hierfür in der Regel das berechtigte Interesse des Unternehmens gem. Art. 6 Abs.1 S.1 lit.f DSGVO oder die Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter gem. Art. 6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO in Betracht.
Ein berechtigtes Interesse des Unternehmens an der Veröffentlichung dere Abbildungen von Mitarbeitern besteht beispielsweise bei der bildlichen Darstellung des Pressesprechers eines Unternehmens. Dessen arbeitsvertragliche Pflicht ist in den meisten Fällen das Sprechen für das Unternehmen nach außen. Hierfür ist es erforderlich, dass Foto- und Videoaufnahmen von diesem Mitarbeiter veröffentlicht werden. Das gleiche gilt bei Erstellung von Mitarbeiterausweisen mit Bildaufnahmen, die die Mitarbeiter mit sich führen. Dies dient der Sicherheitskontrolle in Unternehmen, um Unbefugten den Zutritt zu Geschäftsräumen zu verwehren.
Bei anderen Mitarbeitern, beispielsweise in der Produktion oder dem Verkauf, ist die Frage des berechtigten Interesses des Unternehmens nicht ganz so leicht zu beantworten. Man könnte bei diesen Mitarbeitern ebenfalls die Auffassung vertreten, dass eine bildliche Abbildung zu Marketingzwecken oder anderen Zwecken sinnvoll ist.
Allerdings steht dem berechtigten Interesse des Unternehmens immer das Recht des Mitarbeiters am eigenen Bild entgegen. Dieses soll den Arbeitnehmer vor jeder Art der unbefugten Anfertigung, Verbreitung und Veröffentlichung eines Bildes von ihm schützen. Der Mitarbeiter hat also ein Selbstbestimmungsrecht, nach dem nur er entscheiden kann, ob und wie er sich gegenüber Dritten darstellen möchte.
Die Darstellung von Mitarbeitern auf sozialen Netzwerken ist nach Auffassung des Arbeitsgerichts Lübecks nie durch das berechtigte Interesse des Unternehmens gerechtfertigt. Daher ist im Einzelfall immer abzuwägen, ob die Interessen des Arbeitgebers jene des Arbeitsnehmers überwiegen oder es einer freiwilligen Einwilligung des Arbeitnehmers bedarf. Hier sind verschiedene Kriterien zu beachten. Entscheidend ist, welche Bilder, für welchen Zweck und für welches Medium man in einem bestimmten Zeitraum veröffentlicht.
Es ist daher in vielen Fällen notwendig, dass die Einwilligungen der Mitarbeiter für die Veröffentlichung von Bild- oder Videoaufnahmen eingeholt werden. Im Rahmen dieser Einwilligung sollte der Mitarbeiter in jedes Medium, das möglich ist, gesondert einwilligen können. Dazu muss eine solche Einwilligung von Mitarbeitern stets freiwillig erfolgen. Es darf daher keine Konsequenzen für den Mitarbeiter nach sich ziehen, wenn er die Veröffentlichung seine Fotos oder Videoaufnahmen ablehnt. Die Einwilligung muss auch klar formuliert sein. Sie muss beschreiben, zu welchem Zweck die Abbildung erfolgt. Daneben muss sie über das Widerrufsrecht des Betroffenen aufklären.
Was tun, wenn diese Einwilligung für Abbildungen von Mitarbeitern widerrufen wird?
Sobald der Mitarbeiter seine einmal erteilte Einwilligung zur Veröffentlichung seiner Foto- und Videoaufnahmen widerrufen hat, muss das Unternehmen sämtliche Aufnahmen des betroffenen Mitarbeiters in allen genutzten Medien entfernen. Das bedeutet, dass man auch sämtliche Aufnahmen des Mitarbeiters auf Social Media Plattformen entfernen muss. Dies zieht nicht nur einen enormen zeitlichen Aufwand durch das Heraussuchen und Löschen der Aufnahmen nach sich, sondern sorgt auch dafür, dass eventuell neue Fotos und Videos zur Firmenpräsentation nötig sind.
Überprüfen Sie daher immer, ob die erforderlichen Einwilligungen Ihrer Mitarbeiter erteilt und nicht widerrufen sind.
Im Rahmen unseres Fahrplanschritts „Arbeitnehmer“ fragen wir bei unseren Kunden ab, ob diese Foto- bzw. Videoaufnahmen Ihrer Mitarbeiter veröffentlichen. Im Anschluss beraten wir unsere Kunden ausführlich hinsichtlich der Einwilligungen, die sie hierfür einholen müssen.
[…] Sonst hätte er ja auch sämtliche weitere Medien und Präsentationen durchsuchen müssen, in denen Mitarbeiter nach ihrer Einwilligung abgebildet wurden. Nachdem Herr Gründlich auch diese Hürde genommen hatte, war er erleichtert und […]