Am 16.12.2022 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Bundestag verabschiedet. Dieses stellt die längst überfällige Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht dar. Es befasst sich u. a. damit, wann ein Hinweisgebersystem eingerichtet und wie dieses genutz werden muss. Für ein Inkrafttreten des Gesetzes steht nun noch die Beteiligung des Bundesrates und die anschließende Verkündung des Gesetzes aus. Ein Inkrafttreten wird daher etwa Ende Mai 2023 erwartet. Doch was gilt es jetzt für Ihr Unternehmen zu beachten? Das klären wir für Sie in unserem heutigen Blogbeitrag!
Was ist ein Hinweisgebersystem eigentlich?
Dabei handelt es sich um ein System, in dem eine Person aus einer geschützten Position heraus Hinweise zu öffentlichen oder betrieblichen Missständen geben kann. Diese Meldung kann unter dem Klarnamen oder auch anonym erfolgen. Der Vorteil für die hinweisgebende Person besteht darin, dass sie geschützt ist, da sie die Information an eine objektive Stelle weitergibt. Dadurch hat sie keinerlei Benachteiligung bzgl. der Meldung zu erwarten. So werden die persönlichen Hürden der Hinweisabgabe zu bestimmten Missständen gesenkt. Es werden alle Personen geschützt, die durch die Meldung involviert werden: die hinweisgebende Person, evtl. unterstützende Personen und solche Personen, die von der Meldung betroffen sind.
Die Bedingungen für den Schutz der hinweisgebenden Person sind dabei im neuen Gesetz geregelt. Dieses legt fest, dass eine Person geschützt ist, wenn eine interne oder externe Meldung bzw. eine Offenlegung erfolgt ist. Dabei musste die Person ausreichend Grund zu der Annahme haben, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen. Darüber hinaus muss es sich bei den Informationen um Gesetzesverstöße handeln, die das HinSchG auch umfasst. Das sind insb. Strafvorschriften, Normen zur Umsetzung von EU-Regelungen, bußgeldbewehrte Verstöße und auch Hinweise zur Äußerung von Beamt:innen, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen.
Wer braucht das und ab wann?
Folgende Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen:
- Arbeitgeber mit mehr als 250 Mitarbeitenden ab Inkrafttreten des Gesetzes
- Arbeitgeber mit mehr als 50 und maximal 250 Mitarbeitenden, ab dem 17.12.2023
Dementsprechend müssen diese Unternehmen eine eigene Meldestelle einrichten bzw. einen „Dritten“ mit der Einrichtung einer internen Meldestelle beaufragen. Hinweisgeber selbst steht es jedoch frei, sich an die Meldestelle Ihres Unternehmens (intern oder extern) oder an eine externe Meldestelle der zuständigen Behörde zu wenden.
Wie sieht so ein Hinweisgebersystem dann aus?
Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems sind einige Punkte zu beachten. Die Personen, die die Meldestelle führen, müssen in der Ausübung Ihrer Tätigkeit absolut unabhängig sein. Es darf also kein Interessenskonflikt mit anderen internen Tätigkeiten bestehen. Außerdem sollten die betreuenden Personen über eine gewisse Fachkunde zur Gesprächsführung und zum Umgang mit Hinweisen verfügen.
Was die technische Ausgestaltung des Hinweisgebersystem angeht, so sind Meldungen in mündlicher oder in Textform zu ermöglichen. Die Identität des Hinweisgebers darf nur der Person bekannt sein, die die Meldung betreut. Auch eine anonyme Meldung sowie die Kommunikation mit einer anonymen hinweisgebenden Person muss gewährleistet sein.
So oder so muss der Schutz der hinweisgebenden Person im Vordergrund stehen. Im Endeffekt bleibt also nur die Verwendung einer externen Telefonnummer einer Ombudsperson oder ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem, um diese Vertraulichkeit und Anonymität tatsächlich zu gewährleisten.
Kann das nicht missbraucht werden?
Natürlich liegt der Gedanken nahe, dass Unternehmen durch ein solches System auch Falschmeldungen unzufriedener Mitarbeiter:innen befürchten müssen. Das kann natürlich nie ganz ausgeschlossen werden. Allerdings sieht das HinSchG hier weitreichende Folgen für den Fall einer falschen Verdächtigung vor. So ist etwa Schadensersatz zu leisten, wenn unrichtige Daten vorsätzlich oder grob fahrlässig weitergegeben werden.
Der Schutz der hinweisgebenden Person muss jedoch immer im Vordergrund stehen. Daher hat ein Hinweis, der sich nicht als zutreffend herausstellt, keine negativen Folgen für die hinweisgebende Person, wenn sie ausreichenden Grund hatte, die in der Meldung enthaltenen Informationen für wahr zu halten.
Auf der Suche nach einem Hinweisgebersystem? Wir haben da was…
Jetzt wissen Sie, um was es im Hinweisgeberschutzgesetz geht und auch, ob Sie eine Meldestelle einrichten müssen. Bleibt nur noch die Frage der Umsetzung. Auch hier helfen wir gern weiter und greifen Ihnen als externe Meldestelle unter die Arme. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, um die verschiedenen Möglichkeiten mit Ihnen zu besprechen. So müssen Sie sich nicht lange mit diesem Thema aufhalten und können sich lieber Ihrem Kerngeschäft widmen.
Kontaktieren Sie uns diesbezüglich gern unter info@sidit.de für weitere Informationen.
