Wer kennt es nicht: Vorträge ohne jegliche Interaktion mit dem Publikum langweilen selbst die interessiertesten und ausdauerndsten Zuhörenden nach einer Weile. Um dem ein Ende zu setzen, setzen viele Vortragende neuerdings vermehrt auf Live-Umfragen. So kann das Publikum aktiv eingebunden oder schnell übersichtliche Antworten zu einer bestimmten Fragen erhalten werden, z. B. zum Zwecke der Terminfindung.
Bei Vorträgen bietet es den Vorteil, dass das Publikum hierdurch nicht nur wieder aktiv zuhört und sich einbringen kann. Außerdem ist es auch dazu angehalten, sich aktiv mit einer bestimmten Frage auseinander zu setzen. Bei Terminabstimmungen ermöglichen Live-Umfragen schnelle übersichtliche Ergebnisse ohne lästigen Organisationsaufwand mit Hilfe eines einzigen Mediums. So weit, so gut. Wir wollen aber natürlich wissen, was bei Live-Umfragen aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten ist.
Anonyme Live-Umfragen – weniger ist mehr
Wie bei jeder Datenverarbeitung gilt auch hier unser Credo: Weniger ist mehr. Dementsprechend sollte man darauf achten, dass nur so wenig personenbezogene Daten wie möglich bei Live-Umfragen erhoben und verarbeitet werden. Soweit möglich sollten diese daher vollständig anonym ablaufen. Dies bietet nicht nur den Vorteil, dass sich einige datenschutzrechtliche Erfordernisse, wie Belehrungen und Rechtsgrundlagen erübrigen. Anonyme Live-Umfragen stellen auch die Privatsphäre der Teilnehmenden sicher und sorgen so im Ergebnis für breitgefächerte und aussagekräftige Ergebnisse.
Um sicherzustellen, dass die Umfragen wirklich anonym sind, dürfen keine personenbezogenen Daten abgefragt bzw. verarbeitet werden, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail- oder IP-Adresse. Stattdessen kann man jedoch allgemeine Informationen wie Alter, Geschlecht oder Wohnort abfragen, soweit diese keine Rückschlüsse auf die Identität der natürlichen Personen bzw. keine Profilbildung zulässt. Um das zu garantieren, sollte man immer darauf achten, dass der Teilnehmerkreis groß genug ist, denn bei einem kleinen Teilnehmerkreis bis ca. 10 Personen ist ein Personenbezug leichter herzustellen als bei einem größeren.
Daneben sollte man im Rahmen der Live-Umfrage auf Freitextfelder verzichten. Solche werden von Teilnehmenden gerne dazu genutzt, mehr persönliche Informationen zu nennen, als tatsächlich abgefragt werden. In diesem Fall wäre jedoch die Anonymität ebenfalls passé. Wenn dennoch Freitextfelder erforderlich sind, sollten die Veranstalter die Teilnehmenden vorab dazu anhalten, keine persönlichen Informationen anzugeben.
Umfassende Information und sonstige Pflichten bei der Datenverarbeitung
Sollte es dennoch notwendig sein, personenbezogene Daten z. B. zu Abstimmungszwecken zu verarbeiten, gibt es einiges zu beachten. Zunächst sollten die betroffenen Personen im Vorfeld mit Hilfe einer transparenten Belehrung über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Darüber hinaus muss eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung vorliegen. Sollte kein Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und den betroffenen Personen bzw. kein berechtigtes Interesse die Datenverarbeitung rechtfertigen, bleibt nur noch die Einwilligung der Betroffenen. Die Belehrung und die Abfrage der Einwilligung sollten im Vorfeld der Umfrage zur Verfügung gestellt werden bzw. erfolgen, z. B. mittels des Links, über den man zu der Umfrage gelangt. Die Einwilligung kann mit Hilfe einer entsprechenden Checkbox eingeholt werden.
Augen auf bei der Wahl der Plattform
Verantwortliche, die für Live-Umfragen eine Plattform externer Anbieter nutzen möchten, sollten einige Kriterien beachten. Vorzugswürdig sind natürlich europäische Anbieter mit Serverstandort in Deutschland, die einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen für eine sichere Datenverarbeitung anbieten. Hierbei sollte man besonders neben datenschutzfreundlichen Voreinstellungen, Wert auf geeignete Verschlüsselungstechniken im Ruhe- und Übertragungszustand sowie die Umsetzbarkeit von Belehrungspflichten, Betroffenenrechten und Löschkonzepten legen.
Aus Datenminimierungsgesichtspunkten sollte man alle Daten der Umfragen im Anschluss an die Auswertung und Präsentation der Umfrageergebnisse löschen, soweit sie nicht mehr für weitere gerechtfertigte Zwecke benötigt werden. Daher ist natürlich eine Plattform vorteilhaft, die hierfür entsprechende Funktionen bereits bereitstellt.
Sie sehen also, dass Live-Umfragen unter Beachtung einiger Voraussetzungen leicht und sicher umsetzbar sind. Wichtig ist jedoch, dass man, wie immer, den Datenschutz im Auge behält.
Sollten Sie noch Fragen in diesem Bereich haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir sind bundesweit tätig und unterstützen Sie gerne: 0931-780 877-0 oder info@sidit.de
