Der Personalfragebogen bildet meist das Deckblatt der Personalakte und enthält die wesentlichen Informationen zum Arbeitnehmer (m/w/d). Hier sind üblicherweise Daten wie der Vor- und Zuname, die private Anschrift, das Geburtsdatum, die Steuer-ID, die Bankverbindung oder die Krankenkasse des Arbeitnehmers erfasst. Diese Daten sind erforderlich, um dem Arbeitnehmer beispielsweise das Gehalt zu überweisen oder ihn bei der Krankenkasse anzumelden.
Nur für das Arbeitsverhältnis notwendige Daten
Manchmal fragt der Arbeitgeber jedoch weitere Informationen ab, die er eigentlich nicht benötigt. Die Frage, welche Informationen der Arbeitgeber erheben darf und welche nicht, ist einfach: Welche Daten sind notwendig, um das Beschäftigungsverhältnis durchzuführen? Das bedeutet also, dass alle Daten, die nicht unbedingt notwendig sind, damit der Arbeitgeber seinen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nachkommen kann, nicht erhoben werden dürfen. Dies ergibt sich aus Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. b), Art. 88 Abs.1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 S. 1 BDSG.
Grundsatz der Datenminimierung
Bei der Zusammenstellung der Fragen für den Personalfragebogen muss der Arbeitgeber zudem den Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs.1 lit. c) DSGVO beachten. Dieser besagt, dass nur jene Daten erhoben werden dürfen, die für den verfolgten Zweck notwendig sind. Das bedeutet wiederum, dass alle Infos, die der Arbeitgeber für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht benötigt, nicht erhoben werden dürfen. Wenn der Arbeitgeber doch mehr Daten vom Arbeitnehmer erheben möchte, müsste er dafür die Einwilligung des Arbeitnehmers einholen, die aber jederzeit widerrufbar ist. Häufig ist außerdem die Freiwilligkeit der Einwilligung des Arbeitnehmers fraglich, weil er in einem besonderen Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber steht.
Was darf nicht in Ihrem Personalfragebogen stehen?
Sie sollten folgende Informationen in Ihrem Personalfragebogen in der Regel nicht erheben:
- Name oder Beruf von Angehörigen des Arbeitnehmers
- Familienangehörige im Unternehmen
- Verdienst bei vorherigem Arbeitgeber
- Krankheiten
- Führungszeugnis oder Vorstrafen (je nach Tätigkeitsfeld)
- KFZ-Kennzeichen
- Schwangerschaft
- Parteizugehörigkeit
Fazit: Nehmen Sie Ihre Personalfragebögen genau unter die Lupe
Der Beschäftigtendatenschutz gewinnt immer mehr an Bedeutung. Für Arbeitgeber ist es daher wichtig, die vorhandenen Personalfragebögen datenschutzrechtlich zu prüfen und ggf. anzupassen. Ziehen Sie hierzu Ihren Datenschutzbeauftragten zu Rate.
Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema oder suchen Sie einen kompetenten Datenschutzbeauftragten? Dann kontaktieren Sie uns unter: info@sidit.de oder 0931-7808770
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