Das Schwärzen von Dokumenten ist eine unverzichtbare Maßnahme im Datenschutz, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die datenschutzrechtlichen Anforderungen und bieten praxisrelevante Tipps, wie Sie Dokumente korrekt schwärzen können. Dabei stützen wir uns auf die Empfehlungen der Aufsichtsbehörde aus Sachsen-Anhalt, wie sie in ihrem Artikel unter datenschutz.sachsen.de beschrieben sind.
Warum Schwärzen?
Das Schwärzen von Dokumenten kann notwendig werden, um personenbezogene Daten unkenntlich zu machen, bevor Dokumente weitergegeben oder veröffentlicht werden. Dies ist oft unerlässlich, um gesetzlichen Datenschutzanforderungen, wie der DSGVO, gerecht zu werden und die Privatsphäre der betroffenen Personen zu schützen.
Die DSGVO und das BDSG bilden die rechtlichen Grundlagen für den Schutz personenbezogener Daten. Laut Art. 4 Nr. 1 DSGVO umfassen diese Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das Schwärzen ist eine Form der Anonymisierung, die darauf abzielt, die Identifizierbarkeit der betroffenen Personen zu verhindern.
Techniken des Schwärzens
Die Aufsichtsbehörde aus Sachsen-Anhalt hebt insbesondere die folgenden Methoden hervor:
- Manuelles Schwärzen: Zu schwärzende Bereiche werden mit einem schwarzen Stift oder einem speziellen Werkzeug abgedeckt. Diese Methode ist einfach, aber zeitaufwendig und fehleranfällig. Insbesondere ist hier darauf zu achten, dass die Schrift unter dem geschwärzten Bereich tatsächlich nicht mehr lesbar ist.
- Elektronisches Schwärzen: Digitale Dokumente können mit Software-Tools geschwärzt werden, die eine dauerhafte Entfernung der Daten sicherstellen. Wichtig ist, dass die geschwärzten Daten nicht wiederherstellbar sind.
Verwendung geeigneter Software
Bei der Auswahl und Verwendung geeigneter Software zum Schwärzen von Dokumenten sind einige Aspekte zu beachten:
- PDF-Dokumente: Adobe Acrobat Pro DC bietet eine robuste Schwärzungsfunktionen. Es ist wichtig, die Funktion „Schwärzen“ und nicht „Übermalen“ zu verwenden, da letzteres die Daten nur visuell verdeckt, aber nicht entfernt. Dann lassen sich die Textpassagen hinter dem „Übermalten“ durch Copy-Pasten des Textes im Hintergrund wiederherstellen.
- Word-Dokumente: Microsoft Word bietet keine native Schwärzungsfunktion. Nutzen Sie Drittanbieter-Software oder speichern Sie das Dokument als PDF und schwärzen Sie es dann mit einem PDF-Tool.
Praxisrelevante Tipps
- Fehlerquellen: Schwärzen Sie auch Metadaten, Kommentare und versteckte Ebenen, um sicherzustellen, dass keine Daten zugänglich bleiben.Versteckte Textbereiche oder Text in Kopf- und Fußzeilen können oft unbeabsichtigt offengelegt bleiben. Überprüfen Sie also das gesamte Dokument sorgfältig.
- Verwendung geeigneter Software: Nutzen Sie spezialisierte Softwarelösungen, die eine sichere und irreversible Schwärzung gewährleisten. Achten Sie darauf, dass die Tools den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
- Kontrolle der Dokumente: Überprüfen Sie geschwärzte Dokumente sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine personenbezogenen Daten lesbar oder wiederherstellbar sind.
- Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten und der korrekten Schwärzung von Dokumenten.
- Dokumentation: Halten Sie die Schwärzungsprozesse und -maßnahmen schriftlich fest, um im Falle einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde nachweisen zu können, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten wurden.
Fazit
Das Schwärzen von Dokumenten ist eine wichtige Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten. Mit den richtigen Techniken und einer sorgfältigen Umsetzung können Datenschutzbeauftragte und Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und die Privatsphäre der betroffenen Personen gewahrt bleibt. Nutzen Sie die Empfehlungen der Aufsichtsbehörde aus Sachsen-Anhalt und setzen Sie diese praxisnah um, um Ihre Datenschutzmaßnahmen zu optimieren.
Haben Sie Fragen zu den Themen Schwärzen von Dokumenten oder Anonymisierung? Dann fragen Sie uns gerne – wir sind bundesweit tätig: info@sidit.de oder 0931-7808770.
