Meist ist es doch so: Die Datenschutzerklärung der Unternehmenswebseite wurde einmal erstellt und dann interessiert sich niemand mehr für deren Aktualität. Diese Aussage ist zwar ein wenig schroff formuliert, dennoch spiegelt sie in vielen Unternehmen die Realität wider. Dabei kann eine veraltete Datenschutzerklärung nicht nur Beschwerden von Webseitenbesuchern nach sich ziehen, sondern auch hohe Bußgelder für das eigene Unternehmen. Sie sollten die Datenverarbeitung auf Ihrer Webseite also regelmäßig überprüfen.
Wozu dient die Datenschutzerklärung auf der Webseite?
Mit der Datenschutzerklärung kommt der Betreiber einer Webseite seiner Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO nach. Jeder Besucher einer Webseite hat das Recht, darüber informiert zu werden, welche personenbezogenen Daten von ihm während des Webseitenbesuchs zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeitet werden. Zudem muss der Webseitenbesucher u.a. über seine Rechte als Betroffener belehrt werden.
Kontaktformular, Kundenkonto, Newsletter & Co.
Einige Unternehmen stellen auf Ihrer Webseite ein Kontaktformular zur Verfügung, um Interessenten einen einfachen Zugang zum Kundenservice zu ermöglichen. Andere wiederum bieten die Anlage eines Kundenkontos an, damit der Webseitenbesucher künftige Einkäufe selbst verwalten kann. Oftmals ist es auch möglich, direkt auf der Webseite einen Newsletter des Unternehmens zu abonnieren. Bei diesen und weiteren Optionen muss der Webseitenbesucher Daten angeben. Dies können der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder die Anschrift sein. Beachten Sie bei Neuaufnahme eines der genannten Formulare, dass Sie darüber in Ihrer Datenschutzerklärung auf der Webseite belehren müssen und ggf. zusätzlich die Einholung einer freiwilligen Einwilligung erforderlich ist.
Einsatz neuer Tools und Nutzung von Cookies
Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Datenschutzerklärung auch dann anpassen müssen, wenn Sie neue Tools auf Ihrer Webseite einsetzen. Egal ob Google Analytics, Google Maps oder der Facebook-Plugin „Gefällt mir“. Bei jeder Neuaufnahme eines Tools auf die Unternehmenswebseite ist an die Anpassung der Datenschutzerklärung zu denken. Außerdem ist aus Sicht des Datenschutzes grundsätzlich zu prüfen, ob das jeweilige Tool überhaupt zulässig ist. Hierbei hilft Ihnen Ihr Datenschutzbeauftragter im Einzelfall weiter. Denn es sind eine Reihe von Fragen zu klären, bevor ein Tool auf einer Webseite datenschutzkonform eingesetzt werden kann. Prüfen Sie weiterhin in regelmäßigen Abständen, welche Cookies auf Ihrer Webseite eingesetzt werden. Auch hier sind häufig Anpassungen in der Datenschutzerklärung Ihrer Webseite vorzunehmen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn durch die Neuaufnahme eines Tools plötzlich Kategorien von Cookies eingesetzt werden, die bisher nicht im Einsatz waren. Dann sind Sie verpflichtet über diese neuen Cookies in Ihrer Datenschutzerklärung zu informieren und ggf. Einwilligungen einzuholen. Wenn Sie sich unsicher sind, welche Cookies auf Ihrer Webseite eingesetzt werden, fragen Sie im Zweifel Ihren IT-Dienstleister.
Fazit
Prüfen Sie regelmäßig, welche personenbezogenen Daten auf Ihrer Webseite verarbeitet werden und passen Sie die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite entsprechend an. Dies gilt insbesondere, wenn Sie neue Tools auf Ihrer Webseite nutzen, die bisher nicht im Einsatz waren. Ihr Datenschutzbeauftragter unterstützt Sie dabei.
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