Wie kommuniziert man die Abwesenheit von Arbeitnehmern (m/w/d)?

„Wo ist denn Frau Müller heute?“ – „Die hat sich krankgemeldet!“ Diese Situation kennt man aus dem eigenen Arbeitsalltag. Aber darf man überhaupt sagen, dass ein Mitarbeiter (m/w/d) krankheitsbedingt nicht da ist?

Was sind Gesundheitsdaten?

Gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO zählen Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und genießen deshalb einen besonderen Schutz. Kann der bloße Hinweis auf eine Krankmeldung aber bereits hierzu gezählt werden? Zur Beantwortung dieser Frage hilft Art. 4 Nr. 15 DSGVO und ein Blick in den Erwägungsgrund 35 zur DSGVO weiter. Dort heißt es, dass alle Daten Gesundheitsdaten sind, die Aufschluss darüber geben, in welchem gesundheitlichen Zustand sich eine Person befindet, befand oder befinden wird. Der Begriff „Gesundheitsdatum“ ist also sehr weit gefasst. Dementsprechend fällt jede Information, durch die irgendwie Rückschlüsse auf den gesundheitlichen Zustand einer Person möglich sind, unter den Schutzmantel des Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Umgang mit Krankmeldungen

Der Hinweis „Die hat sich krankgemeldet!“ ist demnach datenschutzrechtlich problematisch, nicht nur gegenüber Kunden und/oder Geschäftspartnern, auch gegenüber den übrigen Mitarbeitern (m/w/d).

Art. 9 Abs. 2 DSGVO erlaubt lediglich dann die Verarbeitung solcher besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wenn a) die betroffene Person eingewilligt hat oder b) die Verarbeitung zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist.

Von einer Einwilligung kann man in diesem Fall pauschal nicht ausgehen. Aber auch eine Erforderlichkeit kann ausgeschlossen werden. Zumindest ist die Kommunikation der Krankschreibung gegenüber den Kollegen regelmäßig nicht erforderlich. (Für den besonderen Fall einer Corona-Infektion im Unternehmen lesen Sie bitte https://sidit.de/blog/corona-positiv-durfen-wir-es-unseren-mitarbeitern-sagen). Man kann also festhalten: Nein, eine Krankmeldung darf gegenüber den Kollegen (m/w/d) nicht offenbart werden.

Schwangerschaft oder Mutterschutz

Ein ähnlicher Fall ereignet sich immer wieder, wenn Frauen dem Arbeitgeber eine Schwangerschaft mitteilen oder dann in den Mutterschutz gehen. Auch eine Schwangerschaft ist ein Gesundheitsdatum gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Eine Mitteilung an die Kollegen (m/w/d) durch den Arbeitgeber darf nur dann erfolgen, wenn die betreffende Frau hierzu ausdrücklich und freiwillig ihre Einwilligung gegeben hat oder die Schwangerschaft selbst mitgeteilt hat.

Eine einzige Ausnahme bildet die Kommunikation an den Betriebsrat. Der Betriebsrat hat gem. BetrVG unter anderem die Pflicht, darüber zu wachen, dass der Arbeitgeber den gesetzlichen Schutz der Arbeitnehmer (m/w/d), bspw. auch auf Grundlage des MuSchG, einhält. Um diese Kontrolle ausüben zu können, muss der Betriebsrat natürlich aber von der Schwangerschaft einer Frau erfahren. In diesem Falle ist der Anwendungsbereich des § 26 Abs. 3 BDSG eröffnet. Allerdings muss vor Übermittlung der Daten sichergestellt werden, dass der Betriebsrat ausreichend Sicherungsmaßnahmen getroffen hat, um die ihm anvertrauten Daten zu schützen. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitgeber die Kommunikation der erwünschten Daten verweigern.

Auch in diesem Fall gilt also: es darf intern nicht – zumindest solange die betreffende Frau nicht selbst von ihrer Schwangerschaft berichtet hat – darüber informiert werden.

Selbst wenn die betreffende Frau schließlich ihre Schwangerschaft bekannt macht, stellt das keine Erlaubnis dar, dies auch extern z. B. an Kunden zu kommunizieren. Auch wenn sich die Kollegin dann in den Mutterschutz verabschiedet, ist das keine Information, die an Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner weitergegeben werden darf.

Fazit

Man muss sich im Klaren darüber sein, dass es sich bei der Weitergabe von Gesundheitsdaten, seien es Krankmeldungen, Schwangerschaften oder die Abwesenheit aufgrund von Mutterschutz, um gravierende Eingriffe in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung des Betroffenen handeln.

Deswegen unser Datenschutz-Praxistipp: Ein bloßer Hinweis auf die momentane Abwesenheit des Mitarbeiters genügt. Der Grund für die Abwesenheit ist unerheblich und muss Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern nicht mitgeteilt werden.