Egal ob in den Büroräumen oder im Homeoffice: Bei jedem Verlassen des Arbeitsplatzes sollte darauf geachtet werden, dass nichts liegen bleibt. Im Allgemeinen sollte sich immer nur das auf dem Schreibtisch/Arbeitsplatz befinden, das gerade zur Erfüllung der Aufgabe notwendig ist – sonst nichts.
Das heißt nicht, dass die Mitarbeiter keine Bilder oder persönlichen Gegenstände aufstellen dürfen. Hier geht es lediglich um unternehmensinterne Unterlagen, Akten und Dokumente. Diese sollten nie frei zugänglich sein, sondern immer unter Aufsicht eines Mitarbeiters – oder eben: weggeschlossen.
Wozu brauche ich eine Clean Desk Policy?
Dabei geht es nicht nur um die „Optik“ und darum, ein besseres Unternehmensimage durch aufgeräumte Schreibtische und Oberflächen zu vermitteln. Der Knackpunkt ist die Sicherung von vertraulichen Unterlagen und allgemein von personenbezogenen Daten.
Vor allem in Unternehmen mit Publikumsverkehr kann es schnell zu einer Datenpanne kommen, wenn Kunden Einblick in Dokumente bekommen. Stellen Sie sich vor, Sie werden in das Behandlungszimmer Ihres Arztes gerufen – und auf dem Schreibtisch liegt die offene Akte des Patienten, der vor Ihnen dran war. Doch auch in Unternehmen ohne Publikumsverkehr liegt streng genommen bereits eine Datenpanne vor, wenn ein Mitarbeiter unbefugterweise Dokumente in die Finger bekommt, die ihn nichts angehen. Ein gutes Beispiel sind hier Personalakten, die ausschließlich der Geschäftsführung und Mitarbeitern der Personalabteilung zugänglich gemacht werden dürfen.
Ein positiver Nebeneffekt: Durch weniger Ablenkung und einen aufgeräumten Arbeitsplatz kann sich auch die Effizienz der eigenen Arbeitsleistung steigern!
Wie kann ich meine Mitarbeiter sensibilisieren und die Clean Desk Policy umsetzen?
Ein erster Schritt kann durch eine interne Bekanntmachung oder Schulung vorgenommen werden. Empfehlenswert ist eine regelmäßige Wiederholung. Diese kann beispielsweise im Rahmen einer Datenschutzschulung stattfinden. Falls Sie noch ein Tool zur Schulung Ihrer Mitarbeiter benötigen: Bei JurSAFE bieten wir Ihnen von unseren Datenschutzexperten erstellte Schulungen an. Schauen Sie doch einmal rein.
Wir empfehlen zudem, eine schriftliche Clean Desk Policy zu erstellen, damit jeder Mitarbeiter einen Überblick über die an ihn gestellten Erwartungen hat. Diese kann Teil des Arbeitsvertrages sein oder Sie können diese von jedem Mitarbeiter unterschreiben lassen.
Die Clean Desk Policy sollte zumindest die folgenden Punkte beinhalten:
Es sollte (sofern zutreffend) eine Unterscheidung zwischen Homeoffice und den Büroräumen getroffen werden. In beiden Umfeldern gibt es jeweils unterschiedliche Herausforderungen und Vorgehensweisen. Hierbei bitte nicht nur den direkten Arbeitsplatz, sondern auch Gemeinschafts- und Meetingräume einbeziehen.
Weiterhin sollten Sie überlegen, welche Arbeitsmitteln Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Nutzen Sie vorwiegend ein papierloses Büro mit Laptop und Smarthone – oder doch die Akten in Aktenschränken? Dahingehend müssen Sie überlegen, welche Medien wie sinnvoll und auch umsetzbar vor unbefugtem Zugriff gesichert werden können.
Ein weiterer Punkt ist der zeitliche Aspekt. Arbeiten Ihre Mitarbeiter in Schichten oder teilen sich gar einen Schreibtisch? Sind Ihre Mitarbeiter oft im Außendienst? Die Aufforderung, den Schreibtisch zum Ende eines Arbeitstages aufzuräumen kann bei Mitarbeitern, die viele Kundentermine haben, nicht ausreichend sein. Da diese ihren Schreibtisch oft für einen längeren Zeitraum verlassen, jedoch vor Ende Ihres Arbeitstages wieder an diesen zurückkehren, bleiben die Unterlagen während deren Abwesenheit „offen“ liegen.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten bereit, damit diese die Clean Desk Policy auch umsetzen können. Dies können je nach Bedarf etwa Aktenvernichter oder abschließbare (Akten-)Schränke sein. Auch die Digitalisierung ist hier hilfreich. Verzichten Sie so weit wie möglich auf Papier (besonders das Ausdrucken von Emails) und tun Sie damit gleichzeitig der Umwelt etwas Gutes!
Disclaimer: Wir nutzen aus Gründen der leichteren Lesbarkeit in unserem Artikel die maskuline Form. Angesprochen werden dabei immer m/w/d gleichermaßen!
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