Liebe Leser und Datenschutzinteressierte, in unseren zwei vergangenen Beiträgen rund um das Thema „der richtige Umgang mit Kundendaten“ durften wir Ihnen unseren Interviewpartner Herrn Santa Claus und dessen Umgang mit personenbezogenen Kundendaten vorstellen.
Wir wollen diese Reihe nicht beenden, ohne Sie mit unserem Geheimrezept für eine datenschutzkonforme Kundenbelehrung in den Advent zu schicken. Nicht nur Kokosmakronen, Zimtsterne und Co. wollen gekonnt sein. Auch für die richtige Kundenbelehrung gibt es das passende Rezept.
Zutaten für die Kundenbelehrung
Für die richtige Kundenbelehrung benötigen Sie die folgenden Zutaten:
- 1 Pfund Namen und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie seines Datenschutzbeauftragten
- 1 Dose Informationen zu den Zwecken und der Dauer der jeweiligen Datenverarbeitungen
- 1 Liter Erläuterungen zu den Rechtsgrundlagen der jeweiligen Datenverarbeitungen
- 1 Esslöffel Informationen zu den jeweiligen Empfängern der Daten
- 1 Päckchen Hinweise zu den Betroffenenrechte, z. B. das Recht auf Löschung, Auskunftsanspruch, Widerspruchsrecht, etc.
Bitte beachten Sie, dass sich die jeweilige Gesamtmenge der oben genannten Zutaten nach der konkreten Datenverarbeitungsmenge richtet.
Als Geheimzutat empfehlen wir immer noch eine Prise Art. 14 DSGVO – Belehrung, soweit Sie die personenbezogenen Daten nicht direkt bei dem Betroffenen erhoben haben. In diesem Fall sollten Sie den Betroffenen innerhalb eines Monats über die Datenverarbeitung durch Sie und den Ursprung der Daten informieren.
Sobald man all diese Zutaten nun gesammelt und seinem Datenschutzbeauftragten zur Prüfung weitergereicht hat, vermengt man sie und ordnet sie strukturiert in einer allgemeinen Datenschutzbelehrung an. Am Schluss für eine Stunde bei 200 Grad Umluft im Backofen backen lassen und voilà, fertig ist die Kundenbelehrung!
5 Möglichkeiten die Kundenbelehrung zu servieren
Das Zubereiten der perfekten Kundenbelehrung ist nur die halbe Miete. Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie die Kundenbelehrung je nach Anlass datenschutzkonform servieren.
Sollten Sie mit Ihren Kunden erstmals Kontakt über E-Mail aufnehmen, so raten wir Ihnen, die vollständige Kundenbelehrung als Klartext in der E-Mail zu übersenden. Einfacher und pragmatischer ist jedoch, bei dem ersten Kontakt per E-Mail schlicht auf die Belehrung hinzuweisen und den entsprechenden Link zu dieser bereitzustellen. Dazu empfehlen wir stets, einen Hinweis und eine Verlinkung auf die Kundenbelehrung in die E-Mail-Signatur aller Mitarbeiter mitaufzunehmen.
Bevorzugen Sie eher klassischere Kommunikationswege, wie die Post, sollten Sie bei einem Brief oder einer postalischen Antwort auf eine Anfrage die vollständige Belehrung in Papierform übersenden. Alternativ können Sie auch hier auf Ihre Belehrung durch Linksetzung verweisen, was jedoch bereits Risiken birgt.
Wenn Ihre Kunden doch lieber zum Hörer greifen und per Telefon mit Ihnen Kontakt aufnehmen, gibt es für Sie ebenfalls verschiedene „Serviermöglichkeiten“. Sind Sie ein Fan von Warteschleifen, können Sie in dieser Ihre Kundenbelehrung einem Telefonat vorschalten. Der Kunde sollte die Option haben, diese anzuhören, zu überspringen oder mit Hilfe einer Taste die Ansage abzubrechen. Auch hier ist es wieder einfacher und pragmatischer, zu Beginn eines Telefonats kurz auf die Datenverarbeitung, die Kundenbelehrung und deren Link (URL), unter der sie abrufbar ist, hinzuweisen. Bei dieser Vorgehensweise sollten Sie anbieten, den Link per E-Mail an den Kunden zu versenden.
Soweit Ihr Unternehmen auch auf Messen vertreten ist, können Sie die allgemeine Kundenbelehrung gut sichtbar an Ihrem Messestand aushängen. Alternative händigen Sie einem potenziellen Kunden, der Kontakt mit Ihnen aufnimmt, die vollständige Kundenbelehrung bzw. eine Visitenkarte aus. Auf dieser findet man dann den Hinweis auf die Belehrung über eine URL oder einen entsprechenden QR-Code.
Auch für modernere Unternehmen, die auf Messenger-Dienste zurückgreifen, haben wir einige Tipps zum „Anrichten“ der Kundenbelehrung parat. Bei einer ersten Kontaktaufnahme durch einen potenziellen Kunden sollten Sie den Kunden direkt und vollständig mittels Klartextes über die wesentlichen Punkte der Datenverarbeitung belehren. Wem das zu aufwendig ist, der hat die Möglichkeit, kurz und knapp unter Linksetzung auf die Kundenbelehrung zu verweisen. Bei WhatsApp gibt es weitere Punkte und Risikofaktoren, die beim Einsatz aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedingt beachtet werden sollten. Alle wesentlichen Informationen hierzu finden Sie hier.
Bei allen Serviervarianten gilt natürlich: Bitte immer prüfen, ob die Kontaktaufnahme durch den Kunden oder durch Sie erfolgt. Sollten Sie einen (potenziellen) Kunden erstmals ansprechen wollen, benötigen Sie gegebenenfalls dessen Einwilligung.
Unser Geheimtipp, damit es auch beim nächsten Mal gelingt
Daneben sollte die Kundenbelehrung von Zeit zu Zeit je nach Bedarf angepasst und abgeschmeckt werden. Eigene entwickelte Prozesse geben die entsprechende Würze und runden die Sache ab.
Sie haben noch Fragen an unser Konditorenteam oder möchten gerne einen unserer Backkurse belegen? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter 0931-780 877-0 oder info@sidit.de.
