Personalausweise kopieren, Führerscheine einscannen, Aufenthaltstitel speichern – im Arbeitsalltag scheinen diese Handgriffe selbstverständlich. Doch rechtlich bewegen sich Arbeitgeber oft auf dünnem Eis. Die DSGVO, das BDSG und spezialgesetzliche Regelungen wie das Personalausweisgesetz oder das Aufenthaltsgesetz stecken enge Grenzen. Wer Dokumente ohne Rechtsgrundlage kopiert oder speichert, riskiert Bußgelder und datenschutzrechtliche Konsequenzen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen klare Regelungen an die Hand, was bei Identitätsnachweisen von Mitarbeitenden zu beachten ist.
Personalausweise vorlegen: ja; Personalausweise kopieren: meist nein
Zur Bestätigung der Identität neuer Mitarbeitender, darf der Arbeitgeber bei der Einstellung Personalausweise oder Reisepässe überprüfen. Vielen Arbeitgebern ist dabei nicht bewusst, dass weder das Anfertigen von Kopien noch das Einscannen und Speichern dieser Dokumente grundsätzlich gestattet ist. Arbeitgeber sollten sich darauf beschränken, das Ausweisdokument vorlegen zu lassen und nur die nötigen Informationen (z.B. „vorgelegt am“, „gültig bis“) für den Identitätsnachweis zu notieren. Denn das Aufbewahren einer Kopie oder eines Scans der Personalausweise ist für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder sogar noch darüber hinaus nicht mit dem Grundsatz der Datenminimierung vereinbar. Dies liegt unter anderem daran, dass sich auf Personalausweisen oder Reisepässen deutlich mehr personenbezogene Daten des Mitarbeiters finden, als für den verfolgten Zweck des Identitätsnachweises erforderlich sind. Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist im Regelfall nicht gegeben, insbesondere im Hinblick auf die besonders strenge Anforderungen an Einwilligung im Arbeitsverhältnis.
Führerscheine: zwischen Halterhaftung und Datenschutz
Für Führerscheine von Mitarbeitenden gibt es ähnliche Vorgaben wie für Personalausweise und Reisepässe. Hier gibt es jedoch eine kleine Besonderheit – die Halterhaftung. Sofern Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden nämlich Dienstwägen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, trifft sie nach StVG die Halterhaftung. Der Halter macht sich strafbar, wenn er das Führen eines Fahrzeugs anordnet oder zulässt, ohne dass der Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis besitzt. Hieraus resultiert die Pflicht einer regelmäßigen Überprüfung der Führerscheine der Mitarbeitenden. Was oft zu dem Trugschluss führt, man dürfe diese kopieren oder einscannen. Dies ist jedoch nicht der Fall, denn es gelten die gleichen Maßstäbe, wie bei den Ausweisdokumenten. Das Vorlegen und Notieren der nötigsten Informationen ist erlaubt, damit man seinen Pflichten nachkommen kann – mehr jedoch nicht!
Aufenthaltstitel: der Sonderfall
Ginge es nach den bisherigen Ausführungen, könnte man meinen, es sei der beste Weg sich sämtliche Unterlagen von Mitarbeitenden lediglich vorlegen zu lassen. Doch Ausnahmen bestätigen die Regel. Anders verhält sich das Ganze nämlich bei Aufenthaltstiteln. Gem. §4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) muss der Arbeitgeber bei der Einstellung von Mitarbeitenden aus Drittstaaten vor Beschäftigungsbeginn prüfen, ob ein gültiger Aufenthaltstitel vorliegt, der die Erwerbstätigkeit erlaubt. Diese Aufenthaltsgenehmigung ist – anders als Führerscheine und Personalausweise – in Kopie (Papier oder elektronisch) für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren. Somit liegt für die Aufbewahrung der Aufenthaltsgenehmigung in Kopie eine Rechtsgrundlage vor. Für EU-Bürger bzw. Bürger aus EWR-Mitgliedstaaten, gilt diese Regelung jedoch nicht.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich also folgender Leitfaden aufstellen:
- Das Vorzeigenlassen und Anfertigen von Notizen zu Ausweisdokumenten mit den wichtigsten Informationen ist zulässig, um die Identität neuer Mitarbeiter zu bestätigen. Personalausweise und Reisepässe dürfen nie kopiert, gescannt und gespeichert werden.
- Bei Führerscheinen gelten die gleichen Anforderungen wie bei den Ausweisdokumenten. Hinzu kommt jedoch, dass bei einer Halterhaftung Führerscheine in regelmäßigen Abständen zur Sichtprüfung vorgelegt werden müssen.
- Aufenthaltstitel von nicht EU-/EWR-Bürgern sind vorzulegen und in Kopie oder elektronisch für die Dauer der Beschäftigung zu speichern.
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