Trotz aller Marketing-Möglichkeiten, die Social-Media-Plattformen bieten, hat der gute alte Newsletter seine Wichtigkeit in der Kundenwerbung nicht verloren. Die gezielte und persönliche Ansprache der Kunden zeigt Wirkung. Deswegen wollen die wenigsten Unternehmen auf diese Werbemaßnahme verzichten, um auf Produkte oder Aktionen aufmerksam zu machen.
Nach Wirksamwerden der DSGVO ist dieses Thema allerdings auch mit viel Unsicherheit behaftet: Wem darf ich meinen Newsletter senden? Wie muss ich mir die Einwilligung hierfür von dem Interessenten einholen? Was passiert mit Daten von Bestandskunden, die ich schon vor Wirksamwerden der DSGVO hatte, darf ich die nutzen? – Solche Fragen sind seitdem Dauerbrenner.
Hier ist ein kleiner Leitfaden, der keine Fragen offenlässt.
Die Einwilligung
Kurz gesagt ist es so: Keine Einwilligung – kein Newsletter. Konkret heißt das, dass der Newsletter-Interessent eindeutig über die Verarbeitung seiner Daten informiert werden und dann die Einwilligung hierfür eingeholt werden muss. Die Einwilligung muss verschiedene Voraussetzungen erfüllen:
Freiwilligkeit
Die Einwilligung des Newsletter-Interessenten muss freiwillig erfolgen. Der Webseitenbetreiber muss dem Interessenten ein echtes Wahlrecht lassen, ob dieser denn wirklich einen Newsletter abonnieren möchte und darf das nicht von der Erbringung einer Dienstleistung oder der Erfüllung eines Vertrags abhängig machen (Kopplungsverbot). Außerdem muss die Einwilligung jeder Zeit widerrufbar sein und zwar ohne Komplikationen. Der Widerruf muss für den Abonnenten so einfach sein, wie die Erteilung der Einwilligung.
Bestimmtheit
Der Betreiber der Webseite darf sich keine „Generaleinwilligung“ einholen. Vielmehr muss der Interessent klar darauf hingewiesen werden, zu welchem Zweck seine Daten verarbeitet werden, also für welche Art von Werbung, für welchen Newsletter, usw. Das heißt auch, dass für verschiedene Zwecke oder Verarbeitungsvorgänge jeweils separate Einwilligungen eingeholt werden müssen.
Informiertheit
Die Einwilligungserklärung muss für den Newsletter-Interessenten klar formuliert sein und ihn transparent darauf hinweisen, was mit seinen Daten passiert und zu welchem Zweck diese verarbeitet werden. Dementsprechend sollten keine langen Schachtelsätze verwendet werden und auf gar keinen Fall darf die Einwilligungserklärung in einer anderen Sprache sein. In der Einwilligungserklärung sollte auch der Verantwortliche, also der benannt werden, der die Daten verarbeitet. Außerdem muss deutlich auf das Widerrufsrecht und die Folgen des Widerrufs der Einwilligung hingewiesen werden.
Unmissverständlichkeit
Durch eine klare Handlung des Webseitenbesuchers muss deutlich werden, dass dieser den Newsletter auch wirklich abonnieren möchte.
Das sog. Opt-out-Verfahren, das darauf basiert, dass man dem Interessenten durch ein vorangehaktes Kästchen die Einwilligung quasi stillschweigend abringt, ist somit keine Alternative mehr. Der Grund hierfür ist einfach: Man kann nicht davon ausgehen, dass der Webseitenbesucher tatsächlich ein Newsletter-Abo abschließen will. Viel wahrscheinlicher ist der Fall, dass das vorangehakte Kästchen einfach übersehen wird. Ein aktives Handeln zur Willensbekundung liegt in jedem Fall nicht vor.
Zur unmissverständlichen Einholung der Einwilligung des Newsletter-Interessenten stehen das Single-Opt-in- oder das Double-Opt-in-Verfahren zur Verfügung. Beim Single-Opt-in hakt der Besucher ein nicht vorangehaktes Kästchen an, um seine Einwilligung in die Datenverarbeitung zu erteilen.
Das Double-Opt-in-Verfahren besteht im quasi aus einer doppelten Einwilligung. Auch hier hakt der Besucher ein nicht vorangehaktes Kästchen an, um seine Einwilligung zu erteilen, bekommt allerdings im Anschluss noch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn auch dieser angeklickt wurde, hat der Interessent wirklich seine Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben und ihm dürfen Newsletter vom Seitenbetreiber zugesendet werden.
Die SiDIT GmbH rät ihren Kunden immer zu der sichersten, der Double-Opt-in-Variante.
Nachweisbarkeit
Die Einwilligungserklärungen, die für Newsletter-Abos eingeholt wurden, müssen nachweisbar sein. Die Dokumentation ist also sehr wichtig!
Minderjährige
Zu beachten ist, dass bei Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahren eine wirksame Einwilligung nur mit Zustimmung des Erziehungsberechtigten eingeholt werden kann.
Daten von Bestandskunden (vor DSGVO)
Die große Frage ist natürlich, was mit Daten von Bestandskunden passiert, die bereits vor Wirksamwerden der DSGVO erhoben wurden. Hier muss zwischen zwei Fällen unterschieden werden: Zum einen kann es sein, dass bereits Einwilligungen der Abonnenten vorliegen, andrerseits ist es sehr wahrscheinlich, dass eine solche nicht eingeholt wurde.
Einwilligung liegt bereits vor
Sollten die Daten schon zuvor nach DSGVO-Maßgaben erhoben und eine Einwilligung erteilt worden sein (siehe oben) – dann: Herzlichen Glückwunsch! Diese Kundendaten können weiterhin zum Newsletter-Versand genutzt werden.
Keine Einwilligung – kein Newsletter?
In den meisten Fällen dürfte es jedoch so sein, das vor Wirksamwerden der DSGVO Newsletter an Kunden gesendet wurden, ohne die konkrete Einwilligung hierfür zu haben. In diesen Fällen wird man nicht so ohne weiteres Newsletter an die Kunden verschicken dürfen. Hier sind neben der DSGVO auch andere rechtliche Normen wie bspw. das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) zu beachten. In diesen Fällen sollten Sie sich rechtlichen Rat einholen, ob und auf welche Weise diese Daten noch für einen Newsletter verwendet werden dürfen
[…] in diesem Blogbeitrag informierten wir Sie über die Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung. Zusammengefasst sollte […]