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Prozesse im Datenschutz

28.04.2020

Wir möchten an das Erfordernis der Implementierung von Prozessen im Datenschutz in Ihrem Unternehmen aufmerksam machen und aufzeigen, welche Chancen in einem effektiven Datenschutzmanagement liegen. Mit dokumentierten Prozessen wird nicht nur garantiert, dass die Rechenschaftspflicht gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachgekommen wird, es werden auch die Geschäftsprozesse aktiv verbessert.

Prozesse ermöglichen schnelles und richtiges Vorgehen im Ernstfall

Angenommen, ein Kunde verlangt die Löschung aller von Ihm gespeicherten personenbezogenen Daten. Dann muss dies grundsätzlich „unverzüglich“ umgesetzt werden. Dies ist aber nur möglich, wenn ein funktionierender Prozess zur Wahrung der Betroffenenrechte besteht. Dieser sollte u.a. festlegen, wie die Identitätsprüfung des Betroffenen erfolgt, welcher Mitarbeiter wann für die inhaltliche Prüfung der Löschanfrage verantwortlich ist und wer mit welcher Aufgabe in den Prozess eingebunden wird, sowie wann und wie der Antragsteller über das Ergebnis der Prüfung benachrichtigt wird. An diesem Beispiel wird klar, dass ausgearbeitete Prozesse dabei helfen, im Ernstfall richtig zu reagieren. Die Implementierung von Prozessen betrifft nahezu alle Datenschutz-Anforderungen, wie z.B. den Umgang mit Bewerbungen, die Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses oder des Löschkonzepts sowie das Vorgehen bei einer Datenpanne.

Datenschutz optimiert Ihre bestehenden Prozesse

Die Prozesse im Datenschutz sind aber nicht nur notwendig, um den Anforderungen der DSGVO nachzukommen. Vielmehr ist ein gutes Datenschutzmanagement eine große Chance für Unternehmen, Kosten zu sparen und die eigenen bestehenden Prozesse zu hinterfragen. Wer ein bspw. ordentlich geführtes Verfahrensverzeichnis besitzt, hat dadurch eine Gesamtübersicht über viele Unternehmensprozesse.

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