Der Datenschutzkoordinator

Für die Arbeit als externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen ist eine Position unerlässlich: der Datenschutzkoordinator.

Aber was genau ist eigentlich ein Datenschutzkoordinator?

Gesetzlich nicht geregelt

Gesetzlich geregelt sind lediglich die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Weder die DSGVO noch das BDSG kennen die Funktion des Datenschutzkoordinators. Durch diese Tatsache verliert diese Position allerdings nicht an Wichtigkeit. Viel mehr müssen die Rechte und Pflichten des Datenschutzkoordinators von der Geschäftsführung festgelegt werden. Aus unserer Erfahrung zeigt sich, dass es durchaus sinnvoll ist, einen Mitarbeiter für die Rolle des Datenschutzkoordinators zu wählen, der bei den Kollegen ein gewisses Standing hat und insgesamt im Unternehmen gut vernetzt ist.

Stellung des Datenschutzkoordinators in einem Unternehmen

Der Datenschutzkoordinator ist also eine Person, die innerhalb des Unternehmens über gute Kontakte verfügt und insgesamt einen umfassenden Überblick über alle Prozesse und Arbeitsabläufe hat. Sie fungiert so als Bindeglied zwischen (externem) Datenschutzbeauftragten und Geschäftsführung sowie den Fachabteilungen. Somit ist der Datenschutzkoordinator für den Beauftragten der wichtigste Ansprechpartner in einem Unternehmen.

Informationsquelle

Da der externe Datenschutzbeauftragte seine Kundenunternehmen erst einmal kennenlernen muss, braucht er möglichst viele Informationen über Arbeitsabläufe, Datenflüsse und Prozesse in den Unternehmen. Nur so kann die Arbeit als Datenschutzbeauftragter gelingen. Diese Auskünfte bekommt der Beauftragte in der Arbeitspraxis vom Datenschutzkoordinator des Unternehmens. Hierzu steht dieser in ständigem Kontakt mit den einzelnen Abteilungen des Unternehmens, um alles so gut wie möglich zusammenzutragen und dem Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen.

Koordination

Auf Basis der zur Verfügung gestellten Informationen erstellt der Datenschutzbeauftragte eine Vielzahl von Dokumenten für seine Kunden. Diese müssen dann natürlich in den Unternehmen gesammelt, bekanntgemacht und etabliert werden. Auch diese Aufgabe wird vom Datenschutzkoordinator übernommen. Er ordnet die datenschutzrechtlichen Dokumente, ergänzt und/oder bearbeitet diese und macht sie im Unternehmen bekannt.

Etablieren von Prozessen

Mit der Bekanntmachung und Zurverfügungstellung von Dokumenten ist es meist nicht getan. Um ein Unternehmen datenschutzrechtlich auf sichere Füße zu stellen, ist es wichtig, neue Prozesse zu etablieren. Natürlich unterstützt und berät der Datenschutzbeauftragte hierbei. Die finale Umsetzung liegt jedoch beim Verantwortlichen, also dem Unternehmen selbst. Hier ist auch wieder der Datenschutzkoordinator gefragt. Seine Aufgabe liegt darin, sich mit den entsprechenden Abteilungen zu besprechen und auf das Entwickeln von Prozessen und Arbeitsabläufen hinzuwirken, die zum Unternehmen passen.

Umsetzung

Viel wichtiger allerdings ist, dass der Datenschutzkoordinator in Unternehmen auch die Umsetzung von datenschutzrechtlichen Anforderungen vorantreibt und im Blick behält. Aus diesem Grund muss der Datenschutzkoordinator immer auf dem neuesten Stand sein, wenn es beispielsweise um neue Marketingprojekte im Unternehmen geht. Denn diese müssen dann gegebenenfalls aus datenschutzrechtlicher Sicht mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen und geeignete Lösungen gesucht werden.

Fazit

Die Rolle des Datenschutzkoordinators ist vielfältig und verantwortungsvoll. Nicht selten ist die Erfüllung der Aufgaben für den Datenschutzkoordinator mit einem Spagat verbunden: Zum einen, weil die Wenigsten diese Rolle als einzige Tätigkeit im Unternehmen ausüben. Meistens läuft die Koordination des Datenschutzes nebenher. Zum anderen ist das Thema Datenschutz in den meisten Unternehmen eher ein unbeliebtes Thema. Dies hat zur Konsequenz, dass es vielen Unternehmen schwer fällt, einen Mitarbeiter zu finden, der sich für dieses Thema begeistern kann.