Der richtige Umgang mit Bewerbungen

Beinahe jedes Unternehmen erhält auf unterschiedlichen Wegen Bewerbungen von Personen, die an einer Tätigkeit in der Firma interessiert sind. Dies geschieht z.B. per E-Mail, postalisch oder über ein firmeneigenes Bewerberportal. Es können Bewerbungen sein, die aufgrund einer ausgeschriebenen Stellenanzeige eingehen oder auch Initiativbewerbungen.

Datenschutzbelehrung immer notwendig und Einwilligung manchmal

Unabhängig von der Frage auf welchem Weg und aus welchem Grund Bewerbungen eingehen, muss beachtet werden, dass die Bewerber mit einer speziellen Datenschutzbelehrung darüber informiert werden, welche Daten wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden, sowie wann die Daten gelöscht werden und welche Rechte die Bewerber haben. Sofern Bewerbungen mit sensitiven Daten wie der Religionszugehörigkeit eingehen, sollten diese Angaben „geschwärzt“ oder vom Bewerber eine Einwilligung eingeholt werden, um die Bewerbung verarbeiten zu dürfen. Dabei ist egal, dass der Bewerber die Informationen „freiwillig geschickt“ hat.

Bewerber in der Praxis richtig belehren

Es ist wichtig, dass im Unternehmen einen Prozess aufsetzt wird, der dafür sorgt, dass jeder Bewerber rechtzeitig die spezielle Datenschutzbelehrung erhält. Bei Stellenausschreibungen bietet es sich an, die Belehrung direkt in der jeweiligen Stellenanzeige zu verlinken. Wer ein eigenes Bewerberportal führt, kann die Belehrung auch oberhalb des „Absende-Buttons“ hinterlegen. Nach Eingang einer Initiativbewerbung sollte mit einer E-Mail geantwortet werden, die die Datenschutzbelehrung enthält oder auf diese verlinkt.

Löschfristen von Bewerbungen

Im Fall einer Absage müssen die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Wenn die Unterlagen für die Besetzung einer künftigen Stelle für maximal drei Jahre aufbewahrt werden, benötigen Sie eine Einwilligung des Bewerbers. Bei einer Zusage dürfen die Unterlagen maximal zehn Jahre aufbewahrt werden.